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グループウェアとは

スマートフォン

グループウェアは仕事の情報共有、社員同士のコミュニケーションのツールとして使用される様々な機能があるシステムです。
主な機能としてはメール、スケジュール管理、掲示板などがあり、企業の内部統制のために便利なものです。
グループウェアを導入することで社員同士の仕事内容が把握できワークフローも明確にわかります。
ワークフローの全体を見ると、かぶっている内容や必要のない業務、一緒にやった方が効率が良い業務など様々な面が見えてきて、グループウェアは業務改善にも良い役割を果たしてくれます。

業務の効率化

ネットワーク

グループウェアシステムは様々な企業が開発し販売しています。
情報共有は社会人としての基本であり、グループウェアを導入することでワークフローの改善、業務効率化もでき、導入した企業にとってはたくさんのメリットがあります。
機能も開発した企業によって様々なので、自分の企業に合うものを探してみることをおすすめします。
導入するとお金がかかりますが、場合によっては無料お試しサービスがあるので先にそれで試してみることもおすすめします。

グループウェアの導入

インターフェース

グループウェアという言葉を聞いただけで、IT用語はちんぷんかんぷんという方もあるかもしれません。
グループウェアとは、企業など組織内の利用車が情報共有するためにブラウザを使用したシステムソフトウェアです。
インターネットから情報交換や共有できるのが特徴で、スケジュール管理や電子会議室や設備予約、社内メール管理等、業務に必要な様々な機能が一つのシステムに統合されているので、業務の効率化をはかることができます。

情報の共有で効率化

ウインドウ

また内部データは一元化管理しているので、複数の機能の間の連携し、重複した入力も不要になります。
複数ある機能の中で―業務に必要なものだけ利用することも可能で、パソコンが不慣れでも簡単に利用できます。
例えば、社内の稟議書を連想してください。
何人もの上司に承認印をもらわないと通らない稟議書は、途中で差し戻しがあるかもしれず、上司が出張や書類山積で承認が停滞することもありえます。
このような紙ベースで行っていることをペーパレスで実現するソフトがワークフローです。

ワークフローの利便性

手とウインドウ

グループウェアにワークフローがはいっていれば、今までのようにイライラしながら稟議書の通るのを待つこともなく、上司が次の上司に稟議書を持っていく手間も省けます。
また、山積された書類にまぎれて承認が遅れることもないです。
さらに、ワークフローを利用すれば、承認決裁された稟議書を検索できるので、通過したかどうかがすぐわかります。
出張中などで不在になる場合はワークフローに代理承認や自動承認するよう設定できるので、書類の停滞を防ぐことができる点も効率的で便利です。

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